Escopo 1, 2 e 3: checklist de documentos para o inventário GEE
Tabela por escopo com o documento-fonte de cada categoria, o campo que precisa sair dele, quem costuma guardá-lo na empresa e a periodicidade da coleta.
Equipe Colunar · Publicado em · 9 min de leitura
A maior parte do tempo de um inventário de gases de efeito estufa (GEE) não vai para o cálculo. Vai para a coleta: descobrir quais documentos existem, quem os guarda, pedir, esperar, receber em formatos diferentes e tirar deles o número que interessa. Este checklist organiza essa etapa por escopo e categoria.
Para cada categoria, a tabela mostra o documento-fonte típico, o campo que precisa sair dele (o "dado de atividade"), quem costuma ter esse documento na empresa e com que frequência ele aparece. Depois, dicas para organizar a coleta e uma nota sobre o que fazer quando o volume de arquivos passa do que dá para digitar.
Os fatores de emissão ficam de fora de propósito. Eles mudam por ano e por fonte (o fator do SIN vem do MCTI; combustíveis e transporte têm referências próprias). O que este artigo resolve é a base: o dado de atividade certo, com origem registrada.
Antes de coletar: limites e ano-base
Dois acertos evitam retrabalho. Primeiro, o limite organizacional: quais unidades, filiais e operações entram no inventário. Segundo, o ano-base: normalmente o ano civil anterior. Com isso definido, a lista de documentos abaixo vira um pedido objetivo para cada área: "preciso das notas de abastecimento de janeiro a dezembro de 2025 dos veículos da frota das unidades X e Y".
Escopo 1: emissões diretas
Escopo 1 são as emissões de fontes que a empresa controla: combustível queimado em veículos próprios, geradores, caldeiras e fogões, gases refrigerantes que vazam de ar-condicionado e câmaras frias, e processos industriais ou agrícolas quando existem.
| Categoria | Documento-fonte típico | Campo que precisa sair | Quem costuma ter | Periodicidade |
|---|---|---|---|---|
| Combustível da frota própria | Notas fiscais e cupons de abastecimento; relatório do cartão-combustível | Litros por tipo de combustível (gasolina, etanol, diesel, GNV), data, placa | Frota, Facilities, Financeiro | Por abastecimento; consolidado mensal |
| Geradores a diesel | NF de compra de diesel; controle de horímetro | Litros entregues por gerador e mês | Manutenção, Facilities | Por entrega |
| Gás natural canalizado | Conta da concessionária de gás | m³ consumidos por período de leitura | Facilities, Financeiro | Mensal |
| GLP (botijão ou granel) | NF do fornecedor | kg ou número de botijões e capacidade | Compras, Facilities, cozinha industrial | Por entrega |
| Recargas de gás refrigerante | Ordem de serviço ou NF da manutenção de ar-condicionado e refrigeração | Tipo de gás (R-410A, R-22, R-134a etc.) e kg recarregados | Manutenção, empresa terceirizada de HVAC | Por evento; consolidar anual |
| Processos industriais ou agrícolas (se houver) | Relatórios de produção, uso de calcário, fertilizantes, rebanho | Toneladas ou cabeças por período | Produção, Agronomia | Mensal ou anual |
A recarga de refrigerante é a categoria mais esquecida. Ela raramente aparece num relatório financeiro com esse nome: está dentro de uma ordem de serviço de manutenção, às vezes descrita só como "recarga de gás". Peça à manutenção a lista de OS do ano.
Escopo 2: energia adquirida
Escopo 2 é a eletricidade (e, quando houver, vapor, calor ou frio) comprada de terceiros e consumida pela empresa.
| Categoria | Documento-fonte típico | Campo que precisa sair | Quem costuma ter | Periodicidade |
|---|---|---|---|---|
| Eletricidade da rede | Conta de energia de cada unidade consumidora | kWh por UC e período de leitura; grupo tarifário | Facilities, Financeiro (contas a pagar) | Mensal, por UC |
| Eletricidade no mercado livre (ACL) | Contrato de compra de energia e faturas da comercializadora; conta da distribuidora (uso da rede) | MWh contratados e fonte da energia; kWh medidos na conta da distribuidora | Energia, Financeiro, Jurídico | Mensal e anual |
| Certificados de energia renovável | Certificados I-REC ou equivalentes | MWh certificados, período, unidade beneficiada | Sustentabilidade, Energia | Anual |
| Vapor, calor ou frio comprados (se houver) | Faturas do fornecedor | Quantidade (t de vapor, kWh térmicos) | Utilidades, Financeiro | Mensal |
A conta de energia é o documento mais volumoso do inventário: número de unidades × 12 meses. As armadilhas (mês de referência, fatura agrupada, histórico de 12 meses) estão detalhadas em como extrair dados de contas de energia para o Escopo 2.
Escopo 3: cadeia de valor
Escopo 3 são as emissões indiretas fora do controle direto: fornecedores, transporte contratado, viagens, resíduos, deslocamento de funcionários. Nem toda empresa reporta todas as categorias no primeiro inventário; comece pelas relevantes e documente o que ficou de fora.
| Categoria | Documento-fonte típico | Campo que precisa sair | Quem costuma ter | Periodicidade |
|---|---|---|---|---|
| Fretes e transporte contratado | CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico); faturas de transportadoras | Origem e destino, distância ou peso transportado, modal, tipo de veículo | Logística, Financeiro | Por embarque; consolidado mensal |
| Viagens aéreas a negócios | Faturas e relatórios da agência de viagens; bilhetes; relatório de despesas | Trechos (origem-destino), classe, número de passageiros | RH, Financeiro, agência | Mensal |
| Hospedagem | Notas fiscais de hotel; relatório de despesas | Número de diárias, cidade | Financeiro, RH | Mensal |
| Viagens terrestres (táxi, aplicativo, ônibus, carro alugado) | Recibos, faturas de app corporativo, contrato de locação | km ou valor gasto; combustível do carro alugado | Financeiro | Mensal |
| Resíduos gerados na operação | MTR (Manifesto de Transporte de Resíduos) e CDF (Certificado de Destinação Final); faturas da coletora | Toneladas por tipo de resíduo e tipo de destinação (aterro, reciclagem, compostagem, incineração) | Facilities, Meio Ambiente | Por coleta; consolidado mensal |
| Bens e serviços comprados | Notas fiscais de compra; relatório de compras do ERP por categoria | Valor gasto por categoria ou quantidade física (kg, unidades) | Compras, Contabilidade | Mensal ou anual |
| Deslocamento de funcionários (casa-trabalho) | Pesquisa interna; dados de vale-transporte; headcount por unidade | km por modal por dia, dias trabalhados | RH | Anual |
| Bens de capital e ativos arrendados (se relevante) | NF de aquisição; contratos | Valor ou quantidade | Contabilidade, Jurídico | Anual |
Fretes costumam ser a categoria de maior volume de arquivos no Escopo 3: milhares de CT-e por ano, com o dado que interessa (distância, peso, modal) espalhado pelo documento. Se a logística é relevante para você, veja a página de extração para logística.
Como organizar a coleta
A diferença entre uma coleta que fecha no prazo e uma que se arrasta está na organização, não na quantidade de documentos.
Um pedido claro por área
Envie a cada responsável a linha da tabela que lhe cabe: documento, campo, período. "Preciso das contas de energia de todas as UCs de janeiro a dezembro de 2025, em PDF" é um pedido que a pessoa consegue atender. "Preciso dos dados de energia" não é.
Uma pasta por categoria e mês
Estrutura simples que funciona: escopo-2/energia/2025-03/, escopo-3/fretes/2025-03/, escopo-1/frota/2025-03/. Quem recebe o arquivo sabe onde colocar; quem extrai sabe onde buscar. Evite subpastas por pessoa ou por e-mail.
Nome de arquivo que se explica sozinho
Padrão sugerido: categoria_unidade_periodo_identificador.pdf. Exemplo: energia_loja-centro_2025-03_UC1234567.pdf. Um nome assim permite ordenar, filtrar e detectar meses faltando sem abrir o arquivo.
Registro de origem em cada dado
Cada número que entra na planilha deve ter ao lado o arquivo (e a página) de onde veio. É o que torna o inventário auditável. Se um verificador perguntar "de onde saiu esse 2.310 kWh?", a resposta tem que ser um clique.
Uma planilha de controle de cobertura
Uma matriz com categorias nas linhas e meses nas colunas, marcando o que já foi recebido. Ela mostra os buracos antes de o prazo apertar.
Unidades padronizadas antes de somar
Litros com litros, kWh com kWh, toneladas com toneladas. Converta uma vez, numa coluna separada, e nunca sobrescreva o valor original do documento.
Quando o volume cresce: extração automatizada
Com poucas dezenas de documentos por categoria, digitar funciona. Com centenas de contas de energia, milhares de cupons de abastecimento ou CT-e, a digitação vira o gargalo do inventário, e os erros sobem junto com o cansaço.
Uma ferramenta de extração guiada por schema muda a mecânica: você define uma vez quais campos quer de cada tipo de documento e solta os arquivos em lote. O Colunar faz isso com playbooks (campos, tipos, obrigatórios e instruções de leitura) e tem modelos prontos para vários documentos deste checklist: contas de energia e água, notas de combustível, fretes (CT-e), notas fiscais e faturas, recibos e despesas. Aceita PDF nativo ou escaneado, imagens (inclusive foto de celular) e planilhas. Cada registro é validado contra o schema, problemas são reportados por arquivo e página em vez de sumirem, e a origem (página, aba, linha) fica gravada junto com o dado, o que resolve o "registro de origem" por construção. A saída vai para Excel, CSV ou JSON.
O que a ferramenta não faz é escolher o fator de emissão nem decidir o limite organizacional. Isso continua sendo trabalho de quem monta o inventário. Mais detalhes na página sobre inventário de GEE.
Perguntas frequentes
Preciso coletar todas as categorias do Escopo 3?
Não. Metodologias como o GHG Protocol pedem que a empresa avalie a relevância de cada categoria e reporte as significativas, explicando as exclusões. Um primeiro inventário costuma cobrir fretes, viagens, resíduos e deslocamento, e amplia nos anos seguintes.
O que fazer quando o documento não existe?
Registre a lacuna e use uma estimativa documentada (por exemplo, média dos meses disponíveis). O importante é deixar claro no inventário o que foi medido e o que foi estimado.
Posso usar o relatório do ERP em vez das notas?
Sim, quando o relatório traz o dado de atividade (litros, kWh, km, kg) e não só valores em reais. Em muitos casos, o ERP tem o valor pago mas não a quantidade física, e aí a nota original continua necessária.
Quem deve ser o dono da coleta?
Uma pessoa com acesso às áreas (Facilities, Financeiro, RH, Logística) e autoridade para cobrar prazos. Em empresas menores, costuma ser alguém do financeiro ou da qualidade; em maiores, a área de sustentabilidade.
Se a sua coleta já tem pastas cheias de PDFs esperando para virar planilha, teste com uma categoria. Comece grátis com 20 créditos, sem cartão, crie um playbook a partir de um modelo pronto e veja os dados de atividade saírem com origem registrada.